علم و صنعت

با شیوع گسترده ویروس کووید-19 در سرتاسر جهان، بسیاری از کسب و کارها ناگزیر به تغییر سبک کار خود و انتقال به محیط های کاری مجازی گردیده اند. این امر موجب افزایش تقاضا برای ابزارهای مناسب دورکاری و مدیریت تیم از راه دور شده است. در این گزارش، به بررسی و معرفی برخی از بهترین و کارآمدترین راهکارهای موجود در این زمینه خواهیم پرداخت. این ابزارها امکان هماهنگی، ارتباط و همکاری موثر اعضای تیم را در محیط های غیرحضوری فراهم می آورند و به مدیران کسب و کارها کمک می کنند تا بتوانند فرآیندهای کاری را به طور موثر و کارآمد مدیریت نمایند.

معرفی بهترین ابزارهای مناسب برای دورکاری

پس از شیوع ویروس کرونا در سراسر کشور و تبدیل شهرهای زرد به قرمز، اکثر کسب و کارهایی که قابلیت دورکاری داشتند، برای کاهش خطرات ناشی از کرونا، تصمیم به دورکاری تیم های خود گرفتند و به صورت دورکاری فعالیت کردند. با این حال، برخی از کسب و کارهای آنلاین، چه در دوران کرونا و چه قبل از آن، به صورت دورکاری فعالیت داشتند و کارهای خود را به صورت تیمی پیش می بردند. بنابراین، اگر شما صاحب کسب و کاری هستید که تیم شما به صورت دورکاری فعالیت دارد، می توانید کارها را بسیار بهتر و همانند شرایط حضوری پیش ببرید.

اما ما چگونه می توانیم کسب و کار خود را بصورت دورکاری پیش ببریم؟ خوشبختانه به لطف ابزارهایی که در این زمینه توسط مجموعه های مختلف طراحی شده اند، امکان دورکاری و مدیریت تیم از راه دور برقرار شد و دیگر اجاره یا خرید دفتر اداری نیازی نیست و شما می توانید با استفاده از چنین ابزارهایی که برخی از آنها رایگان و برخی دیگر پولی هستند، اقدام به ایجاد بستر کار از هر کجای دنیا نمائید. با این وجود ما تصمیم داریم در ادامه این گزارش از بخش تکنولوژی نمناک شما را با ابزارهایی که مناسب دورکاری و مدیریت تیم در خانه هستند را معرفی کنیم. همراه ما باشید.

1- نرم افزار ProofHub

نرم افزار ProofHubیک نرم افزار آنلاین برای مدیریت پروژه های شما بصورت دورکاری است که صدها تیم دورکار از این ابزار استفاده کرده اند. این در حالی است که ابزارProofHub، هرچیزی که مدنظر شما است را در یک نرم افزار آماده نموده که با استفاده از این ابزار اعضای تیم می توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند چرا که دارای بخش گفتگو و دادن فیدبک است. به همین دلیل اگر شما به دنبال برنامه ای کاربردی برای کسب و کار آنلاین خود هستید،ProofHub به عنوان یک نرم افزار مدیریت پروژه ها بسیار کاربردی خواهد بود.

2- نرم افزار Basecamp

ابزار Basecampبیشتر به دلیل عملکرد ساده، محیط کاربری عادی و قابلیت های حرفه ای که دارد، میان تیم ها و فریلنسرها بسیار شناخته شده است. با این وجود این نرم افزار به عنوان یک نرم افزار مدیریت پروژه و همکاری های تیمی بصورت دورکاری شناخته شده است که با استفاده از این ابزار هم می توانید پروژه های خود را که بصورت تیمی برگزار می شوند را مدیریت کرده و همچنین بستری برای ایجاد راه ارتباطی میان شما و مشتریان شما خواهد بود.

لازم به ذکر است که این برنامه دارای قسمت هایی برای به اشتراک گذاری ایده ها، سازماندهی مکالمات و همچنین نگه داشتن اعضای تیم در یک صفحه در حین انجام پروژه می باشد. از این رو اعضای تیم شما بدون انجام هرگونه کار فرعی در حین کار می توانند تمرکز خود را بر روی کارهای روزمره خود بیشتر نمایند که چنین ابزاری قطعا برای تیم های حرفه ای که در حال رشد هستند، کاربردی خواهد بود. اما لازم به ذکر است که هیچ ابزاری کامل نیست و شما می توانید با استفاده یک یا دو روزه از این ابزار مطمئن شوید که آیا برای کسب و کار شما مناسب است یا خیر؟!

3- نرم افزارInstagantt

نرم افزار Instaganttیک نرم افزار قدرتمند مدیریت پروژه است که به شما کمک می کند تا بصورت بصری پروژه های خود را برنامه ریزی، کنترل و مدیریت کنید. بدون شک این نرم افزار قطعا یکی از نرم افزارهای بصری خارق العاده می باشد که دارای طراحی بسیار زیبا است که شما خیلی ساده و آسان می توانید پروژه های خود را در این برنامه بصورت دقیق مدیریت نمائید. بهبود ارتباطات یکی دیگر از قابلیت های این برنامه است چرا که با محیط کاربری که برای کاربران خود ایجاد نموده است، می توانید کل گردش کار خود را ساده نمائید و با اعضای تیم خود ساده تر در ارتباط باشید.

سایر قابلیت های این برنامه عبارتند از افزودن کارهای فرعی، وظایف اعضای تیم، دستورالعمل ها، نقاط عطف و مهم مسیر، اعلان ها، برنامه ریزی خودکار پروژه و.. هستند که قطعا در طول مسیر پیشرفت کسب و کار شما همانند یک فر با تجربه حضور گرمی خواهد داشت. همچنین شما می توانید در این برنامه مهلت قراردادها، اولویت های خود، هزینه های برآورد شده و همچنین ساعات انجام کارهای مختلف توسط اعضای تیم را در دسترس داشته باشید. قطعا با استفاده از این برنامه متوجه میزان قابلیت های آن خواهید شد.

4- ابزارTroop Messenger

Troop Messenger ابزاری فشرده برای کار از راه دور برای شرکت های کوچک، متوسط و بزرگ می باشد. این ابزار دارای کارایی بالا، پیچیدگی کم و محیط کاربری ساده است که اعضای تیم می توانند از طریق پیام رسان این برنامه، تماس صوتی و تصویری، اشتراک فایل، ایجاد گروه های مختلف و... استفاده نمایند و دیگر نیازی به برنامه های جانبی نداشته باشند. اگر شما مدیر یک مجموعه هستید و تصمیم به استفاده از این برنامه دارید، لازم به ذکر است که می توانید هر کاربری را دعوت کنید، با این تفاوت که دسترسی های لازم را برای آنها فعال و موارد غیرضروری را غیرفعال کنید.

لازم به ذکر است کهTroop Messenger می تواند با برنامه های ضروری اعم از دراپ باک و گوگل درایو تلفیق شود و اطلاعاتی که در این حساب ها اضافه کرده اید را به خود اضافه کند. همچنین به دلیل قابلیت هایی که این برنامه دارد، تیم شما در دوران کرونا و دورکاری می توانند بهترین تجربه کاری را با این برنامه بدست بیاورند و هیچ چیزی مانع فعالیت آنها نباشد.

5- پیام رسانSlack

ابزار Slackابزاری برای کار از راه دور و همچنین ارتباط با هم تیمی ها است که در یک فضای دیجیتال به کاربران اجازه می دهد تا ایده های خود را به اشتراگ بگذارند و هر سوالی و نظری که دارند به سادگی ثبت نمایند و طبیعتا با چنین ابزاری کارهای خیلی سریعتر پیش خواهند رفت. با این وجود با استفاده از برنامه پیام رسانSlack می توانید ارتباط میان اعضای تیم را در هر مکان و زمانی برقرار نمائید. از این رو زمانیکه اعضای تیم در یک بستر این گونه از هر نقطه ای از جهان در ارتباط باشند، قطعا کارهای شما نیز با موفقیت پیش خواهند رفت و شما نیز خیلی بهتر می توانید اعضای تیم را مدیریت کنید. همچنین این ابزار برای سیستم عامل های اندروید و iOS طراحی شده است.

6-Google Drive

برنامهگوگل درایو یک بستر ذخیره سازی ابری است که به شما این دسترسی را می دهد تا تمام فایل های مهم خود را در یک مکان امن نگهداری کنید و در مواقع نیاز وارد حساب کاربری خود در این وب سایت شوید و به آنها دسترسی پیدا نمائید. از این رو شما می توانید یک حساب کاربری را ایجاد کنید و تمام اعضای تیم شما در این بستر عضور شوند و فایل هایی که باید آپلود نمایند و یا دریافت کنند را از این طریق کسب کنند و هیچ محدودیت جغرافیایی نیز بر این برنامه حاکم نیست.

7-Dropbox

ابزار Dropboxیک ابزار کاری مدرن، ساده و در عین حال کاربردی دارد که اگر شما تصمیم به مدیریت تیم خود دارید، می توانید از این ابزار خیلی ساده استفاده کنید. این در حالی است که اعضای تیم شما می توانند چه در دورکاری و چه در شرایط حضوری در این بستر به فایل های مختلفی دسترسی و همچنین فایل های مدنظر خود را ارسال نمایند و لازم به ذکر است که هیچ وحدودیتی در فرمت فایل ها وجود ندارد چرا که اعضای تیم می توانند هر نوع فایلی را در این بستر آپلود نمایند.

8-Krisp

در حین تماس های تصویری و صوتی قطعا شما با مشکل نویز و همچنین سر و صدای محیط اطراف روبرو شده اید که اگر این سر و صدا از محیط شخص مقابل شما باشد، هم تمرکز و هم قدرت تفکر در مورد مسائل را از دست خواهید داد. از این رو این ابزار می تواند سر و صدای محیط اطراف را حذف کند و صدای کاربر را به خوبی اجرا نماید. بنابراین اگر شما نیز مشکل سر و صدای محیط را دارید، می توانید از ابزار Krisp برای حذف سر و صدای محیط استفاده نمائید که در ابزارهایی مانند Zoom، اسکایپ، Slack و... کاربرد دارد.

9-Todoist

اگر شما به دنبال سازماندهی وظایف اعضای تیم خود هستید و اما متاسفانه در طی استفاده از برنامه های مختلف هنوز موفق نشده اید، ابزارTodoist بهترین گزینه ممکن است تا وظایف و تسک های اعضای تیم را بصورت مشخص شده سازماندهی نمائید. از این رو اگر به دنبال سایر قابلیت های این ابزارها هستید، می توانیم گزینه هایی اعم از تسک ها، کارهای فرعی، امکان ایجاد پروژه، افزودن یادداشت، یادآوری رویدادها، آپلود فایل های مختلف، ایجاد چارت و... اشاره کرد.

10-Blink

برنامه Blinkنیز همانند سایر برنامه هایی که از آنها در این گزارش نام بردیم، دارای ویژگی های مشابه است که از اصلی ترین قابلیت های این برنامه می توان به تقویت ارتباط میان اعضای تیم، تقویم مدیریت، موضوعاتی که باید در مورد آنها بحث شوند و بستر مناسب برای ارتباط با اعضای تیم اشاره کرد که وقتی این قابلیت ها در کنار هم قرار بگیرند، امکان مدیریت تیم دورکاری را برای شما ایجاد خواهد نمود. همچنین این برنامه برای سیستم عامل های مختلف طراحی شده است و شما می توانید از آن بدون محدودیت استفاده نمائید.

11-Chimp or Champ

بصورت کلی یک مدیر خوب باید به دنبال رضایت اعضای تیم خود باشد که ابزارChimp or Champ به مدیران این امکان را می دهد تا به روش ساده با اعضای تیم خود ارتباط برقرار نمایند. از این رو شما با استفاده از این برنامه می توانید خیلی بهتر از گذشته با اعضای تیم خود در ارتباط باشید که وقتی ارتباط میان شما و اعضای تیم با رضایت طرفین باشد، قطعا به نتایج بهتری دست پیدا خواهید کرد و بازخورد بهتری چه بصورت مستقیم و چه بصورت غیرمستقیم خواهید داشت.

12-Kickidler

برنامه Kickidlerیکی ازبرنامه های مناسب مدیریت تیم است که اگر شما از این ابزار استفاده کنید، می توانید به میزان فعالیت اعضای تیم خود دسترسی پیدا کنید. اما چگونه چنین چیزی ممکن است؟ برنامهKickidler قادر به بررسی اعضای تیم، تجزیه و تحلیل فعالیت تیم، امکان ضبط صفحه نمایش اعضای تیم و ذخیره آنها را داراست. اما در طی آپدیت های اخیری که این برنامه از خود منتشر کرد، گزینه جدیدی را اضافه نموده است که شاید کمی جالب بنظر برسد. برای مثال تصور کنید شما در حین کار در حال خواندن اخبار هستید که برنامهKickidler به شما هشدار خواهد داد که چندین دقیقه در حال مطالعه اخبار هستید. در نهایت تجربه بهتری را کسب خواهید نمود.

13-Teamwork

برای افزایش میزان بهره وری تیم کاری خود، می بایست هر ساعت آنها را پیگیری کنید و از روند کاری مطمئن شوید. با این وجود این ابزار این دسترسی را به شما می دهد تا هم زمان و هم میزان فعالیت اعضای تیم را بررسی کنید و همچنین می توانید پروژه های مختلفی را در ابزار Teamwork اضافه نمائید که از زمان شروع تا پایان پروژه می توانید به تمام کارهایی که انجام شده اند، دسترسی داشته باشید و یا حتی گزارش های حاکی را بصورت فایل CSV، اکسل و یا PDF خروجی بگیرید.

14-Hub staff

ابزارHub staff باعث افزایش میزان بهره وری شما و همچنین مدیریت هر چه بهتر زمان برای انجام پروژه ها خواهد شد که یک ابزار دقیق برای مدیریت تیم دورکاری می باشد. برای مثال با استفاده از این ابزار شما می توانید پیگیری کنید که اعضای تیم شما در چه زمانی چه کاری را انجام میدادند و در چه در چه زمانی تسک را به اتمام رساندند. از مهم ترین قابلیت های این ابزار می توان به جدول های زمانی آنلاین، ضبط صفحه نمایش اعضای تیم، نظارت دقیق بر اعضای تیم، نرم افزار حقوق و دستمزد تیم، GPS، صورتحساب آنلاین و بودجه بندی پروژه و بسیاری موارد دیگر دسترسی پیدا کنید.

15-Time Doctor

برنامه Time Doctorیکی دیگر ازبرنامه های مناسب دورکاری است که می تواند به خوبی زمان انجام تسک های مختلف توسط اعضای تیم را بررسی کند. از این رو این امر باعث می شود تا هر یک از اعضای تیم در مورد کارهایی که انجام میدهند، نسبت به ساعات کاری پاسخگو باشند. همچنین این برنامه می تواند در کاهش حواس پرتی های روزانه و همچنین بهره وری هرچه بیشتر تیم موثر باشد. لازم به ذکر است این برنامه در 3 نسخه دسکتاپ، نسخه های موبایلی و حتی تحت وب طراحی و منتشر شده است و تا 14 روز بصورت رایگان از این ابزار می توانید بصورت رایگان استفاده کنید.

16-Nextiva

برنامه Nextivaیک سیستم تلفن ابری است که اعضای تیم را قادر می سازد بدون درنظر گرفتن موقعیت مکانی با مشتریان و یا سایر اعضای تیم ارتباط برقرار نمایند. این پلتفرم مجموعه ای از ویژگی ها را مانند برنامه موبایلی، انتقال تماس، تماس های گروهی، گفتگو زنده وب سایت و... را دارد و به اعضای تیم این اجازه را می دهد تا با استفاده از این سیستم، بتوانند با مشتری راحت تر ارتباط برقرار نمایند و همچنین شما با این ابزار هم با مشتری و هم با اعضای تیم می توانید در یک بستر ارتباط برقرار کنید. لازم به ذکر است که این ابزار به عنوان برترین سرویس تلفن در ایالات متحده آمریکا می باشد.

17-Appear.in

برنامه Appear.inنیز یکی دیگر از برنامه های مدیریت تیم دورکاری است که شما می توانید بصورت تصویری با اعضای تیم خود همکاری کنید و تسک هایی که از قبل باید پیش میبردید را بررسی نمائید. از این رو اگر تصمیم به پیش بردن پروژه ها و همچنین بحث تصویری با اعضای تیم دارید، این گزینه بهترین گزینه ممکن برای شما خواهد بود. از سایر ویژگی های این ابزار می توان به عدم نیاز به ایجاد حساب و دانلود، تماس تصویری گروهی، اشتراک گذاری ساده صفحه و امکان استفاده در هر سیستم عاملی اشاره کرد.

18-Zoom

ابزار Zoomیک برنامه تماس گروهی بسیار باکیفیت و شگفت انگیز است که استفاده از آن خیلی ساده و قیمت اشتراک های آن مناسب و مقرون به صرفه می باشد. در طول جلساتی که با استفاده از این برنامه برگزار می کنید، می توانید خیلی ساده ویدیو را ضبط کنید و همیشه داشته باشید. از این رو اگر تصمی به نتیجه گیری در مورد مسائل مختلف دارید، می توانید جلسات خود را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید تا آنها نیز شرکت کنند.

19-World Time Buddy

برنامه World Time Buddy یک نرم افزار مناسب برای کسب و کارهای دورکاری می باشد که قادر به برنامه ریزی جلسات آنلاین برای کسب و کار شما است. از این رو اگر شما با اشخاصی که در خارج از کشور هستند تصمیم به تماس تصویری و... دارید، می توانید با استفاده از این ابزار و ساعت های جهانی، ساعت مناسبی را برای قرار خود در یک روز مشخص تعیین کنید.

20- Timezone.io

بسیاری از کسب و کارها هستند که اعضای تیم آنها در مناطق مختلف جهان حضور دارند و به همین دلیل به دلیل زمان نمی توان بصورت همزمان شروع به فعالیت نمود. از این رو برای آنکه به زندگی خصوصی و شخصی کارمندان شما آسیب وارد نشود، می توانید با استفاده از ابزارtimezone.io زمان های مشخصی از طول روز را برای آنها معین کنید.

21- ابزار10to8

ابزار 10to8ابزاری برای برنامه ریزی تیم های دورکاری است که تصمیم به تماس تصویری و گروهی دارند. از این رو10to8 تیم ها را قادر می سازد تا جلساتی را با اعضای تیم خود بصورت مجازی و آنلاین ترتیب دهند چرا که این ابزار می تواند اعضای پخش شده تیم را از سرتاسر جهان کنترل کند و با تعیین زمان مشخص این مشکل را برطرف خواهد نمود. همچنین یادآوری های لازم را انجام خواهد داد تا تیم شما حتما در جلسات مجازی حضور پیدا کنند.

22-Evernote

یکی دیگر از ابزارهای بسیار مناسب برای نوشتن یادداشت های اعضای تیم دورکاری، Evernoteمی باشد که تمام یادداشت ها بصورت کاملا مرتب در یک بخش نگهداری خواهند شد و می توانید خیلی ساده به آنها دسترسی پیدا کنید. لازم به ذکر است که این ابزار برای سیستم عامل های مختلف عرضه شده است و به همین دلیل هیچ محدودیتی برای کارمندان شما وجود نخواهد داشت. همچنین شما می توانید استفاده شخصی نیز از این برنامه داشته باشید و تمام کارهای روزمره خود را در این برنامه یادداشت کنید و در زمان معین شده به شما یادآوری خواهد کرد.

23-WooBoard

ابزار WooBoardپلتفرمی می باشد که شما با ایجاد حساب در این ابزار می توانید اعضای تیم خود را در حساب خود اضافه کنید و کارمندان شما ایده های خود را در این برنامه می توانند ثبت کنند و شما آنها را بررسی کنید و در این بستر از آنها تقدیر و تشکر کنید و به همین دلیل این بستر می تواند بستری برای جستجو ایده ها و رشد اعضای گروه مناسب باشد. همچنین امکان مکالمه در این بستر وجود دارد و از نصب برنامه های دیگر بی نیاز خواهید بود.

24-iDoneThis

در ابزارiDoneThis شما می توانید تمام کارهایی که باید در طول یک روز انجام شوند را معین و مشخص کنید و در تمام طول روز این تصویر را خواهید دید و اعضای تیم نیز از این لیست در طول روز ایمیل هایی را در این راستا دریافت خواهند نمود تا زودتر مسئولیت هایی را که به آنها داده اید را بررسی کنند. همچنین ابزارiDoneThis یکی دیگر از ابزارهای مناسب دورکاری است که کارمندان شما با حضور به این برنامه، اعلام حضور خود را ثبت خواهند نمود.

25-LiveAgent

آخرین و یکی از بهترین ابزارها برای انجام کارهای روزانه تیم های دورکاری LiveAgentاست که در سال 2020 به عنوان رتبه برتر چت زنده در SBM شناخته شد. این ابزار دارای قدرت بالایی برای ارائه خدمات مختلف به مشتری های خود می باشد چرا که بیش از 180 ویژگی است که این ویژگی ها می توانند در مسیر پیشرفت شما دخیل باشند. از مهم ترین قابلیت های این ابزار می توان به چت زنده، مرکز تماس داخلی، ادغام با شبکه های اجتماعی، درگاه های پرداختی،گیمیفیکیشن، پروتکت کردن هرزنامه ها، تجزیه و تحلیل دقیق، فیلترهای مختلف، پشتیبانی از 39 زبان زنده در دنیاو... اشاره کرد.